Cómo definir el nivel de importancia de las actividades diarias

Tanto en tu vida personal como en la profesional, debes cumplir con ciertas responsabilidades, pero hay momentos en que son tantas que no sabes ni por dónde empezar. Para planificar de manera óptima tus obligaciones diarias, en esta entrada de Asesores Balor, te presentamos algunas herramientas muy útiles para que logres organizarte mejor.

¿Por qué es importante aprender a definir las prioridades de nuestras tareas de acuerdo a su importancia o al nivel de urgencia? Porque muchas veces, mientras trabajas, pueden llegarte asignaciones de imprevisto y ello puede hacerte perder la concentración en la actividad que estabas realizando previamente. Si administras tu tiempo inteligentemente, tendrás la oportunidad de demostrar que puedes trabajar bajo presión y dar excelentes resultados.

¿Cuál es la mejor forma de organizarte?

Si tienes problemas con la organización de tus actividades, adopta el hábito de realizar una lista de tareas antes de comenzar el día. Escribe una por una las asignaciones que tengas en una hoja de papel. Escribir te ayuda a visualizar mejor y a darle un orden a los deberes del día; además, así logras proyectar de manera más práctica las posibles soluciones.

Lo ideal es poder catalogar cada una de nuestras actividades como importante o urgente, pero hay que tener en cuenta que muchas podrían ser importantes y urgente a la vez. Es conveniente tener en cuenta que estos son términos con significados distintos, y es necesario establecer claramente las diferencias. Teniendo esto en cuenta, no tendrás ninguna duda al momento de plantearte un nuevo proyecto, ni al tener que escoger entre qué hacer primero y qué dejar para después.

Diferencias entre “importante” y “urgente”

Cuando se habla de urgencia para llevar a cabo alguna labor, el término se relaciona directamente con el deadline o fecha tope. Es decir, el tiempo del que dispones para culminar un trabajo va a definir la urgencia del mismo. Por ejemplo, si dos tareas requieren de la misma cantidad de tiempo para realizarse, debes verificar cuál de las dos debe ser entregada antes que la otra porque esa será la actividad que se catalogue como urgente. Si se da el caso de que dos actividades tienen la misma fecha límite, debes estimar cuál de ellas necesita de más tiempo para realizarse porque a esa te tendrás que dedicar primero.

Una tarea se determina como importante teniendo en cuenta los resultados que se obtendrán de ella. Mientras las consecuencias de realizar (o no) dicha actividad sean mayores, más importante será esta. Dos actividades que tengan un mismo objetivo o correspondan a una misma función, independientemente de la dificultad de cada una, serán igual de importantes. Por ejemplo, realizar un informe preciso y entregarlo a la persona correcta son dos tareas distintas, importantes y con la misma finalidad. Lo que marcará la verdadera diferencia entre una y otra es determinar cuál de las dos es más urgente.